Definizione delle responsabilità, autorità ed interdipendenze del personale / Definition of responsibilities, authorities and interdependencies of personnel
Riferimenti	– UNI CEI EN ISO/IEC 17025 ; – Prescrizioni Integrative ACCREDIA – RT-08
Redatto	Daniele Grandesso
Verificato e Approvato	Marco Meyer

 

 

Note di modifica alla versione:

14: revisione dei cap 1.10: Amministrazione clienti ridefinita come Responsabile.

15: precisazioni a seguito audit Accredia ON 17-18 settembre 2017par 1.5

16: aggiornamento della descrizione 1.13 account CE

17: aggiunti par 2.16 auditor

18: 13/02/20: precisazioni al 1.12 sulla supervisione dei lavori in mancanza di qualifica, specificate meglio le mansioni del Prelievo di 3° cat par 1.16, precisazioni alla par. 1.3 con esplicitazione della prassi già in uso di decisione del Presiedente in caso di incompatibilità o assenza.

19: 24/02/21: par 1.1 precisazioni sulla gestione dell’imparzialità e analisi dei rischi

20: 22/12/2021: par 2.9 precisazione sulla firma del RdP da part del sostituto

21: 02/03/2022: titoli bilingue e revisione di alcune definizione di posizione

22: 30/03/2022: revisionate le mansioni del valutatore controlli di 3° cat par 1.14; aggiunta mansione controllo analisi dei rischi per audit remoti al resp ufficio CE

23: 17/11/2022:al par 1.6 tecnico di lab, aggiunta autorizzazione alla analisi e dich di conformità previa qualifica

Sommario / Summary

Scopo ed applicazione / Scope and application:

Questa procedura descrive nel dettaglio i compiti dei singoli in modo coerente con le lettere di incarico che possono essere modificate e adattate alle esigenze organizzative.

Il testo sotto i titoli è la sintesi dell’incarico come riportata nel manuale, il testo completo può essere usato per le lettere di incarico.

1Definizione delle responsabilità / Definition of responsibilities

1.1Amministratore delegato / Chief Executive Officer

Rappresenta l’autorità di governo e controllo dell’azienda sotto gli aspetti strategici ed operativi di natura economica, finanziaria, organizzativa e commerciale. Detta le direttive per tutti i responsabili in organigramma con attenzione al flusso di comunicazione interna e alle interdipendenze.

Delibera i Rapporti di Prova e le Certificazioni di prodotto.

Per quanto riguarda lo stato di accreditamento, comunica ad ACCREDIA ogni variazione di assetto sociale o di struttura che possa influenzare la conformità ai requisiti della norma di riferimento UNI CEI EN ISO/IEC 17025; UNI CEI EN ISO/IEC 17065 e alle prescrizioni integrative.

In dettaglio:

• elabora le politiche, le strategie, piani operativi ed investimenti di RICOTEST

• si assicura che strategie e politiche siano state comprese, attuate e sostenute dal personale

• verifica attuazione e scostamento da quanto pianificato per mezzo di risultati, andamenti degli indici, convocando e presiedendo i riesami periodici della direzione

• collabora alla redazione delle procedure per la gestione della qualità con attenzione specifica alla garanzia che:

  • siano evitati aspetti che diano luogo a pressioni o influenze sul personale che compromettano la qualità del lavoro e dei risultati

  • sia salvaguardata la riservatezza e protezione delle informazioni dei clienti

  • sia attuata l’esigenza di supervisione sull’esecuzione delle prove con personale esperto di metodi, procedure, scopo delle prove e valutazione dei risultati, in dettaglio per il personale in addestramento

  • sia definito con chiarezza il percorso ed il flusso della comunicazione delle informazioni gestionali e tecniche all’interno del laboratorio e dell’Organismo Notificato

• identifica ed attua la struttura organizzativa idonea, in modo anche da favorire e facilitare i rapporti e la comunicazione (anche non formale) tra i responsabili,

• cura la gestione del personale negli aspetti professionali e motivazionali, affida e revoca gli incarichi, prevede i sostituti nei ruoli chiave.

• cura i rapporti istituzionali con la Pubblica Amministrazione

• rappresenta l’interlocutore formale verso i clienti e, in caso di conflitti, determina le priorità nel processo di evasione delle attività di prova del laboratorio

• si impegna formalmente, assieme agli altri soci di RICOTEST, nei riguardi dell’imparzialità e assenza di conflitto di interessi per le attività di prova e certificazione

• esegue e mantiene l’analisi dei rischi delle attività e dell’imparzialità

1.2Resp. di Schema / Scheme Owner

Segue gli aggiornamenti legislativi e normativi aggiornando il processo di valutazione e certificazione di prodotto. Partecipa ai gruppi di lavoro per la redazione delle norme relative ai campi di Notifica in ambito UNI e ISO. Partecipa alla elaborazione delle Raccomandazioni per l’uso (RFU) nell’ambito dell’Organizzazione europea degli O.N. (European Coordination of Notified Bodies, Horizontal and Vertical Committee).

1.3Resp. di riesame e delibera delle certificazioni / Review and certifications decision maker

Decide:

• il rilascio,

• il mantenimento,

• l’estensione,

• la sospensione

• il ritiro

della certificazione CE di prodotto. La decisione si basa sul riesame di

• risultati di prova

• relazioni dei valutatori qualificati

• Condizioni Certificazione UE

Il resp. di riesame e delibera delle certificazioni non esegue o collabora ad alcuna valutazione o prova.

In caso di assenza o incompatibilità o di assenza la decisione è assunta dal Presidente di Ricotest.

1.4Responsabile Del laboratorio / Laboratory manager

Ha la responsabilità dell’attività tecnica del laboratorio ed il compito di assicurare che le prescrizioni ACCREDIA gestionali e tecniche siano soddisfatte. Inoltre ha la responsabilità delle attività studio, ricerca e sviluppo nel campo delle tecnologie e metodi di prova, della normazione tecnica riguardante calzature e DPI.

In dettaglio:

• valuta e decide riguardo gli aspetti tecnici, normativi e metodologici riguardanti le attività di prova e di taratura interni che richiedono competenze specialistiche in collaborazione col Coordinatore di laboratorio e staff della qualità,

• definisce la documentazione per la presentazione dei risultati di prova,

• riesamina ed approva i Rapporti di Prova

• approva i metodi interni di taratura e di stima dell’incertezza, verificando che siano conformi alla norma UNI CEI EN ISO/IEC 17025 e alle prescrizioni integrative di ACCREDIA

• aggiorna la documentazione tecnica esterna inerente alle attività di laboratorio e certificazione (leggi, norme, direttive ed interpretazioni da vari enti)

• cura la relativa informazione e formazione del personale interno

• collabora col personale competente per la stesura delle procedure gestionali, di prova ed istruzioni del laboratorio, l’analisi di fattibilità di nuovi metodi di prova,

• esercita la supervisione sull’esecuzione delle prove sia personalmente, sia per mezzo del Coord. di Laboratorio sia per mezzo dei Tecnici qualificati,

• progetta e segue la realizzazione (in generale presso officine esterne) di attrezzature per l’esecuzione delle prove, oppure valuta e pianifica l’acquisto di apparecchiature

• partecipa alle attività di normazione e di coordinamento tecnico-interpretativo con gli altri Organismi Notificati

• progetta e valida i metodi di prova su specifica dei clienti o comunque non riferibili a metodi dettati da norme, in collaborazione col coordinatore del laboratorio.

1.5Responsabile Assicurazione Qualità / Quality Assurance manager

Sovrintende al funzionamento ed agli adempimenti del sistema di garanzia della qualità conformemente ai requisiti di accreditamento, gestendo la documentazione di sistema, gli audit, le azioni correttive e le opportunità di miglioramento, i metodi di addestramento e qualifica del personale, la qualifica dei fornitori, la partecipazione a test di interlaboratorio.

Poiché non partecipa alle attività di valutazione di prodotto gestisce Il riesame dei reclami e i ricorsi in ambito di certificazione. Può avvalersi della collaborazione di un sostituto, di esperti esterni qualificati, con mansioni definite da lettera di incarico o da un contratto di servizio.

In dettaglio:

• Elabora in collaborazione con il Direttore e il personale competente la Politica della Qualità e Imparzialità

• predispone il Sistema di gestione e controllo della Qualità del laboratorio;

• redige, aggiorna e distribuisce il Manuale di Qualità e le procedure eventualmente necessarie;

• verifica, tramite audit, e documenta l’applicazione del Sistema Qualità descritto nel Manuale e nelle procedure;

• verifica l’efficacia delle Azioni Correttive attuate a fronte di Non Conformità

• identifica e valuta i potenziali problemi per decidere e gestire eventuali Azioni Preventive

• definisce il sistema per la formazione e qualifica del personale

• definisce il sistema per la qualifica dei fornitori di prodotti e servizi

• collabora col responsabile di laboratorio per la definizione e l’aggiornamento di metodi di prova taratura e misura, approfondendo gli aspetti tecnici, metrologici, di validazione e bilancio di incertezza

• valuta le misure di garanzia e controllo di qualità delle misure

• segue le attività relative alla partecipazione e riesame dei risultati finali delle prove di interlaboratorio

• cura i rapporti con gli Enti di accreditamento e relativi adempimenti

• verifica periodicamente lo stato dell’aggiornamento normativo e delle norme armonizzate dandone avviso alle funzioni interessate

• nomina il proprio sostituto al quale può delegare, in funzione delle competenze e capacità, varie funzioni riguardanti la gestione della qualità.

• in accordo con la direzione convoca e gestisce e la riunione periodica di comunicazione sullo stato della qualità per il personale del laboratorio

• riesamina ed approva le decisioni relative ai reclami

1.6Responsabile Commerciale / Sales manager

Definisce le direttive riguardanti i rapporti commerciali con i clienti, gli obiettivi di acquisizione di nuovi clienti e di margine sui servizi erogati. Cura le relazioni e accordi quadro con i grandi clienti

Esamina le tendenze e le opportunità di miglioramento, estensione e differenziazione dei servizi offerti. Emette le direttive e le politiche dei rapporti commerciali con i clienti in modo che siano profittevoli e coerenti con la politica per la qualità. Definisce gli obiettivi di acquisizione di nuovi clienti ed i margini sui servizi erogati. Cura l’immagine, la reputazione e la comunicazione di Ricotest attraverso i vari media, nei riguardi di tutti gli interlocutori esterni.

In dettaglio emette:

• le direttive riguardanti i rapporti commerciali con i clienti

• gli obiettivi e le politiche di acquisizione clienti

• gli obiettivi di margine dei servizi erogati

• collabora col Resp. di Laboratorio per la soluzione dei reclami

1.7Resp. Vendite e assistenza clienti / Sales and customer assistant

Riceve le direttive organizzative, logistiche e di gestione documenti dal Resp. Commerciale.

Mantiene i rapporti tecnico-commerciali con clienti curando l’informazione, la preventivazione e le urgenze. Filtra le richieste verso il laboratorio rispondendo ai quesiti che non richiedono l’intervento dei tecnici.

Gestisce la procedura di riesame richieste collaborando, se necessario, con il personale di laboratorio e di certificazione.

Ha delega per la firma ed invio dei preventivi le cui richieste siano riconducibili al listino vigente.

Cura la formazione e addestramento del personale dell’ufficio, distribuisce i compiti secondo competenze e carico di lavoro.

In dettaglio:

• Riesamina le richieste dei clienti ed emette i preventivi entro il limite di importo assegnato dalla direzione

• Per richieste non riconducibili in modo semplice al listino, procede al riesame in collaborazione coi tecnici e/o la direzione (come descritto in MGQ-LAB, MGQ-ON),

• Sollecita per la chiusura di preventivi “aperti”

• Sollecita i clienti, relativamente agli ordini/campioni in attesa di documenti, o chiarimenti

• Gestisce le richieste “urgenti” secondo le condizioni economiche riportate nelle Condizioni Generali vigenti; verificando prima col R. Coordinatore del Laboratorio se la richiesta può essere eseguita nei tempi richiesti.

• Sovrintende alle attività di “front-office”

1.8Front office, accettazione campioni / Front office, sample acceptance

Alcune delle mansioni elencate possono essere selezionate per la mansione di reception o aiuto al Front Office

Riceve le direttive organizzative, logistiche e di gestione documenti dal resp. Vendite e assistenza Comunica col Resp. Coord.Cert. per la procedura di certificazione CE di prodotto. Riceve telefonate, trasmette documenti, riceve visitatori, verifica, identifica e deposita, i materiali in ingresso, verifica le richieste dei clienti nei limiti della propria competenza.

In dettaglio:

• Riceve i visitatori, smista telefonate ed e-mail, rispondendo alle richieste dei clienti

• Nel caso di un nuovo cliente raccoglie i dati necessari alla fornitura del servizio di prova o di certificazione nella scheda cliente (Modulo on line), identificando il destinatario dei documenti di prova o certificazione.

• Prima di prendere in carico lavori di qualsiasi natura si assicura che il cliente non abbia insoluti in sospeso e non sia nella black-list.

• Collabora alla elaborazione dei preventivi secondo le competenze maturate

• Invia ai richiedenti tutte le informazioni e i moduli necessari all’avvio delle pratiche

• riceve dal cliente materiali, manufatti, comunicazioni ed istruzioni relative alle prove da eseguire; controlla in accettazione che i campioni corrispondano alle descrizioni dei documenti di accompagnamento e siano congruenti con le richieste; quindi predispone materiali e richieste del cliente per il riesame da parte dei tecnici competenti identificando (modulo M10) e depositando il materiale nell’apposita area di attesa;

• Collabora con l’Ufficio certificazione all’assegnazione del protocollo della Domanda per la certificazione

• aggiorna su foglio elettronico il registro “Ordini” (modulo M08) scrivendo il numero di Ordine assegnato con data di arrivo, relativo materiale ricevuto;

• Al completamento delle attività registra, nello stesso registro, i dati del rdp;

• Sottopone i RdP ad approvazione dell’AD e provvede alla successiva spedizione,

• Trasmette copia dei RdP approvati al R.Amm per la fatturazione e al R.Coord.Cert per il completamento della certificazione CE;

• Archivia il documento manoscritti che raccolgono i dati grezzi del laboratorio unitamente all’Ordine Interno;

• Trasmette al laboratorio l’elenco settimanale degli ordini evasi per l’archiviazione dei campioni testati;

1.9Resp I.C.T. / ICT Manager

Valuta l’impatto organizzativo e di gestione delle informazioni delle direttive tecniche, gestionali, giuridico normative, organizzative e di gestione documenti. Conduce trattative con tecnici esterni per la gestione delle telecomunicazioni, dell’architettura informatica e le relative apparecchiature in funzione dei servizi, della sicurezza e salvaguardia dei dati. Emette per tutto il personale procedure e regolamenti di comportamento per garantire la sicurezza e la continuità del sistema.

In dettaglio:

• Conduce trattative con tecnici esterni per la gestione delle telecomunicazioni, dell’architettura informatica interna e le relative apparecchiature.

• Emette per tutto il personale procedure e regolamenti di comportamento per garantire la sicurezza e la continuità del sistema.

• Imposta e verifica la procedura di backup del server

• Definisce i criteri di accesso (lettura, scrittura) delle directory del server

• Esamina periodicamente il contenuto delle cartelle di lavoro richiedendo la pulizia di contenuti superati e verificando la correttezza d’uso degli spazi di lavoro assegnati

• Aggiorna e valuta i software di lavoro

1.10Responsabile Amministrazione finanza e controllo / Head of Administration, Finance and Control

Riceve le direttive organizzative, logistiche e di gestione documenti dall’Amm. Delegato comunica con il Resp. Amministraz. Clienti e Coord. Del Laboratorio per la preventivazione, contabilizzazione e fatturazione di prove e certificazioni;

• Trasmette al l’A. D. i dati ed informazioni contabili, finanziarie e fiscali elaborando i report mensili entro il giorno 15 di ogni mese:

1. fatturato

2. elenco note di credito richieste e relative motivazioni prima dell’esecuzione

3. elenco insoluti

4. elenco clienti insolventi (black list), dandone copia al Resp. Comm. e Resp. Coord. Certificazione

• In dettaglio per quanto riguarda l’amministrazione contabile, in collaborazione con lo studio esterno:

1. CONTABILITA’

1. • registrazione fatture acquisto

   • inserimento righe ordini clienti in base a preventivi e lavori a consuntivo

   • Verifica ed emette le fatture dei servizi

   • prenotazione spedizioni

2. CASSA USCITE

1. • Operazioni di Pagamenti via home banking

   • verifica scadenze pagamenti a fornitori

   • esecuzione bonifici previo visto della direzione

   • stampa/raccolta delle contabili

   • invio a commercialista e archiviazione copia fatture

   • ricevimento degli F24 elaborati (INPS, INAIL, IRAP, IVA, 770) e pagamento

   • archiviazione ed invio al commercialista delle quietanze

3. CASSA ENTRATE

1. • verifica mensile estratto conto da verificare con contabili

   • scadenziario incassi / gestione insoluti

   • sollecito insoluti

4. PERSONALE

1. • verifica e correzione timbrature;

   • invio dati studio esterno dopo l’approvazione della direzione

   • ricevimento e distribuzione busta paga

   • invio dati e ricezione contratti assunzione

1.11Addetto all’Amministrazione / Administration Officer

Riceve le direttive organizzative, logistiche e di gestione dal proprio responsabile, comunica con il Resp.. Amministraz. Clienti e Coord. Del Laboratorio per la contabilizzazione e fatturazione di prove e certificazioni;

In dettaglio per quanto riguarda l’amministrazione contabile, in collaborazione con lo studio esterno:

1. CONTABILITA’

1. • registrazione fatture acquisto

   • inserimento righe ordini clienti in base a preventivi e lavori a consuntivo

   • prenotazione spedizioni

2. CASSA USCITE

1. • verifica scadenze pagamenti a fornitori

   • stampa/raccolta delle contabili

   • invio a commercialista e archiviazione copia fatture

   • ricevimento degli F24 elaborati (INPS, INAIL, IRAP, IVA, 770) e pagamento

   • archiviazione ed invio al commercialista delle quietanze

3. CASSA ENTRATE

1. • sollecito insoluti

4. PERSONALE

1. • verifica e correzione timbrature;

   • invio dati studio esterno dopo l’approvazione della direzione

   • invio dati e ricezione contratti assunzione

5. INSOLUTI

– controllo mensile insoluti

– gestione solleciti e recupero crediti

 

1.12Valutatore di prodotto CE , UKCA / CE , UKCA product assessor

Riceve le pratiche da seguire dal Coordinatore dell’ufficio. Raccoglie i R.d.P. approvati di supporto al Certificato. Ispeziona la documentazione di prodotto di competenza del Fabbricante, secondo i requisiti del Regolamento, redige il Certificato e propone l’approvazione alla Direzione.

Comunica col cliente riguardo l’avanzamento delle pratiche e le richieste tecnico-procedurali di certificazione, rinviando al Coordinatore o alla Direzione le richieste che vanno oltre la competenza posseduta. Collabora al controllo dell’avanzamento dei lavori comunicando col Coordinatore.

Costituisce i fascicoli documentali nelle apposite cartelle in rete. Filtra le richieste verso il laboratorio rispondendo ai quesiti che non richiedono l’intervento dei tecnici.

In dettaglio:

• Verifica la conformità della documentazione tecnica del cliente ai requisiti del Regolamento 425/2016, rinviando al committente le necessarie correzioni o la consegna di quanto mancante per il perfezionamento del fascicolo tecnico

• Mantiene aggiornati

  • l’elenco delle domande CE con la registrazione di documenti e dell’’avanzamento dei lavori (database domande CE),

  • l’elenco dei certificati (database elenco certificati)

• Costituisce i fascicoli documentali in formato digitale eventualmente digitalizzando i documenti cartacei

• Fornisce l’assistenza ai clienti che richiedono spiegazioni e chiarimenti riguardo la certificazione di prodotto,

• Esegue in affiancamento o sottopone a riesame i lavori e le valutazioni sui DPI per cui non è qualificato.

• Ha cura di mantenere le proprie qualifiche sulla valutazione dei DPI concordando col Coordinatore le pratiche da valutare e riesaminare per la qualifica e il rinnovo.

1.13Responsabile Certificazione di prodotto / Product Certification Manager

Riceve le direttive tecniche, gestionali, giuridiche, normative, documentali, dall’Amm. Delegato.

Ha la responsabilità l’ufficio certificazioni, coordinando in modo efficiente ed efficace le risorse al fine di massimizzare il numero di certificazioni rilasciate e minimizzare i tempi. Supervisiona il lavoro del personale in addestramento e ne registra le qualifiche. Mantiene la valutazione dei rischi per i prelievi di 3° cat da svolgere da remoto

Oltre alle responsabilità dell’ufficio, opera con le stesse mansioni del Valutatore di prodotto per le pratiche processate direttamente.

In dettaglio:

• Coordina i carichi di lavoro per l’organizzazione e programmazione dei lavori di valutazione, in caso di conflitto nella priorità di esecuzione dei lavori ricorre al parere della Direzione

• Coordina e gestisce eventuali criticità nell’assegnazione delle attività ai tecnici di laboratorio,

• Attua la supervisione sull’esecuzione delle valutazioni; per il personale in addestramento si avvale anche dei Valutatori che abbiano maturato le qualifiche necessarie

• Collabora all’esame e soluzione di Non Conformità rilevate.

• Raccoglie suggerimenti, proposte e segnalazioni dei Valutatori e promuove Azioni Preventive;

• Partecipa ai riesami di Direzione convocati

• Propone procedure in collaborazione con il l’assicurazione qualità e la direzione cui spetta l’approvazione;

1.14Valutatore CE, UKCA per i controlli di 3° categoria / CE, UKCA assessor of 3th category PPE checks

Riceve direttive dal Coordinatore dell’ufficio CE, comunica e Collabora con il Personale per prelievi DPI 3° categoria.

Programma le scadenze, le attività di controllo, esegue le verifiche necessarie alla emissione del certificato di controllo.

Comunica col cliente riguardo l’avanzamento delle pratiche e le richieste tecnico-procedurali di certificazione, rinviando al Coordinatore o alla Direzione le richieste che vanno oltre la competenza posseduta. Collabora al controllo dell’avanzamento dei lavori comunicando col Coordinatore.

In dettaglio:

Segue le scadenze dei certificati e delle sospensioni, aggiornando o collaborando all’aggiornamento dei relativi scadenziari

• Emette i preventivi di controllo in affiancamento al responsabile Vendite e in autonomia, una volta raggiunta la competenza prevista.

• Sollecita l’avanzamento dei preventivi e dei controlli con il dovuto anticipo in modo da chiudere i le attività prima della scadenza dei certificati

• Collabora con i valutatori CE per la comunicazione e registrazione delle sospensioni dei certificati e loro scadenze, delle eventuali revoche e comunicazioni al Ministero competente

• Risponde ai quesiti del cliente riguardo il regime di controllo della 3° categoria secondo il Regolamento 2016/425, le Condizioni di Ricotest, comunicare le esigenze riguardo il controllo di omogeneità

• Collabora con la funzione Qualità e/o la Direzione al reperimento di eventuali ispettori qualificati per l’attività di prelievo

• Segue l’aggiornamento delle RFU e delle linee guida UE pertinenti al modulo C2

• Raccoglie i R.d.P. approvati di supporto al Certificato di Controllo annuale di produzione.

• Verifica il rapporto di prelievo e la marcatura

• Redige il rapporto di valutazione tecnica

• Redige il Certificato di controllo di produzione e la proposta di delibera e li presenta all’organo di decisione

• Mantiene aggiornato l’elenco delle domande CE/UKCA con la registrazione di documenti e dell’’avanzamento dei lavori (database domande),

• Esegue in affiancamento o sottopone a riesame i lavori e le valutazioni sui DPI per cui non è qualificato.

• Ha cura di mantenere le proprie qualifiche sulla valutazione dei DPI concordando col Coordinatore le pratiche da valutare e riesaminare per la qualifica e il rinnovo.

1.15Coordinatore del laboratorio di prova / Test Lab head

Riceve dalla Direzione le direttive gestionali e le direttive tecniche, giuridico normative, organizzative e di gestione documenti. Comunica con il resp. Amministraz. Clienti nell’ambito della procedura di riesame richieste e delle offerte, con il Coord. Certificazione per informazioni e chiarimenti necessari alla compilazione del Fascicolo Tecnico. Organizza e programma i lavori di prova, in dettaglio attua la supervisione sull’esecuzione delle prove del personale in addestramento. Comunica con i clienti per informazioni tecniche o di avanzamento. E’ sostituto del Responsabile di Laboratorio (coincidente con la Direzione)

In dettaglio:

• Coordina i carichi di lavoro dei tecnici di laboratorio per l’organizzazione e programmazione operativa dei lavori di prova e mantiene l’elenco dei lavori, dei tempi, dei tecnici assegnati (database Tracciabilità ordini di laboratorio) e l’elenco delle prove esterne in corso (database riassunto prove esterne), in caso di conflitto nella priorità di esecuzione dei lavori ricorre al parere della Direzione

• Coordina e gestisce eventuali criticità nell’assegnazione delle attività ai tecnici di laboratorio,

• Attua la supervisione sull’esecuzione delle prove; per il personale in addestramento si avvale anche dei Tecnici che abbiano maturato le qualifiche necessarie

• Collabora all’esame ed analisi delle cause di Non Conformità rilevate (NC sia di sistema che tecniche).

• Raccoglie suggerimenti, proposte e segnalazioni dei Tecnici e promuove Azioni Preventive;

• Partecipa ai riesami di Direzione convocati

• Sovrintende, con la collaborazione dei tecnici qualificati, alla taratura e manutenzione delle apparecchiature;

• Collabora con la Direzione alla definizione dei requisiti di qualità relativi ai materiali acquistati, delle caratteristiche delle apparecchiature di prova e misura, del piano di acquisto di nuove apparecchiature;

• Supervisiona le verifiche all’ingresso dei materiali di riferimento, strumenti ed attrezzature.

• Si assicura che nei magazzini in ingresso e in uscita i prodotti, i materiali e le sostanze siano identificati e conservati correttamente,

• Elabora le procedure di prova, i metodi interni di taratura e di stima dell’incertezza, in collaborazione con il Resp. del Laboratorio cui spetta l’approvazione;

• Attua il riesame delle procedure di stima dell’incertezza di misura e taratura

• Mantiene l’aggiornamento dell’elenco generale delle norme

• in caso di necessità, sostituisce nelle funzioni il responsabile di laboratorio, anche per la firma dei RdP

1.16Tecnico di laboratorio / Lab Technician

Riceve disposizioni tipo tecnico, gestionale, organizzativo e di gestione dei documenti dal Coord. di Laboratorio. Comunica con il resp. Vendite e assistenza per le informazioni e chiarimenti relativi alla redazione dei RdP basati sui propri Manoscritti, con il Coord. Certificazione per informazioni e chiarimenti necessari alla compilazione del Certificato CE.

Comunica col cliente per informazioni particolareggiate di esecuzione tecnica delle prove o di avanzamento lavori se ha le necessarie qualifiche.

In dettaglio:

• esegue il proprio lavoro in base al programma ed alle priorità espresse dal Coord. di laboratorio

• prepara i provini necessari per l’esecuzione della prova ed esegue in autonomia le prove per cui è qualificato in conformità alle relative norme oppure sotto supervisione del Coordinatore di laboratorio o del Resp. del Laboratorio, o di un tecnico di Laboratorio qualificato per le prove per cui si trova in fase di addestramento;

• redige e sigla i dati grezzi da allegare all’ordine di Lavoro Interno

• redige e sigla il RdP per la verifica e approvazione della Direzione; Se è in fase di addestramento la verifica è eseguita dal Coord di Laboratorio

• è autorizzato all’analisi dei dati e dichiarazione di conformità, una volata qualificato per la prova specifica

• pone cura nel mantenere identificato il materiale in prova col codice d’ordine, (contenitori appositi identificati, marcatura sui materiali, compilazione dei fogli dei lavori in corso a bordo macchina)

• segnala al Coordinatore di laboratorio eventuali guasti ed irregolarità riscontrate sulle apparecchiature o nello svolgimento delle prove;

• ha cura di non lasciare scadere le qualifiche conseguite,

• esegue le piccole operazioni di manutenzione ordinaria delle apparecchiature relative alle prove per cui è qualificato,

• collabora all’esame ed analisi delle cause di Non Conformità rilevate (NC sia di sistema che tecniche)

• quando ha raggiunto le qualifiche necessarie può affiancare l’esecuzione delle prove del personale in addestramento, e rispondere ai quesiti tecnici posti dai clienti.

• in base alle disposizioni del Coordinatore di laboratorio individua il materiale che deve essere archiviato, prendendo i riferimenti dal “raccoglitore Lavori Finiti”; archivia, prepara per il reso, o lo smaltimento, i campioni e materiali residui una volta effettuata la prova.

1.17Personale per prelievi DPI 3° categoria / Personnel for 3rd category PPE sampling

Riceve le disposizioni di tipo tecnico, gestionale, organizzativo e di gestione dei documenti dalla Direzione.

Collabora con il personale che cura la preventivazione e programmazione delle attività secondo le scadenze dei certificati. Provvede alle operazioni di prelievo dei D.P.I. di 3° categoria per le azioni di sorveglianza previste dalla Direttiva e regolate dal contratto tra il Fabbricante e RICOTEST.

In dettaglio:

• Collabora alla programmazione dei prelievi

• Esegue i prelievi presso il cliente secondo le procedure predisposte da Ricotest

• Verbalizza i dati di prelievo compilando l’apposito verbale

• Documenta le azioni ispettive in caso di necessità di accertare l’omogeneità dei prodotti

• Sottopone a supervisione i lavori e le valutazioni sui DPI per cui non è qualificato.

• Ha cura di mantenere le proprie qualifiche sulla esecuzione dei prelievi concordando col Coordinatore le pratiche da valutare e riesaminare per la qualifica e il rinnovo.

2Requisiti ed esperienze / Requirements and experiences /

2.1Amm. Delegato, resp di Delibera e di Schema, commerciale, ICT / Chief Executive Officer, Scheme owner, decision maker, sales, ICT manager

• Titolo: laurea magistrale ad indirizzo economico o scientifico

• Esperienze comprovate da curriculum: quattro anni di lavoro presso RICOTEST con esercizio delle funzioni di Responsabile di Laboratorio, oppure Coordinatore di Certificazione CE, oppure cinque anni di lavoro in organizzazioni dell’industria e dei servizi in ambiti attinenti a RICOTEST per settore merceologico o caratterizzati da adeguata complessità.

• Conoscenze:

• gestione economica e finanziaria d’azienda

• gestione dei rapporti commerciali

• gestione dei contratti di fornitura e di acquisto

• gestione del sistema qualità del laboratorio accreditato e dell’organismo Notificato conformemente a UNI CEI EN ISO/IEC 17025 e UNI CEI EN/ISO 17065 e guide applicative EA/IAF, ILAC

• legislazione relativa ai prodotti in prova (Direttiva e Decisioni UE sullo schema di certificazione) legislazione riguardante la sicurezza del lavoro, responsabilità da prodotto

• processo di genesi delle norme europee, delle direttive, dei regolamenti e delle decisioni della Comunità Europea, linee guida sull’applicazione delle direttive fondate sul nuovo approccio

• conoscenza di base norme di requisito armonizzate e norme di metodo inerenti alla certificazione dei DPI

• Processi produttivi e tecnologie inerenti alla fabbricazione di D.P.I.

ed inoltre:

• organizzazione del personale e dell’area di lavoro del laboratorio di prova;

• organizzazione del personale che opera nello schema di certificazione CE di DPI

• partecipazione a gruppi di lavoro degli Enti Normativi e degli Organismi Notificati

• conoscenza di base dell’incertezza di taratura e misura, taratura e manutenzione della strumentazione

• lingua inglese e preferibilmente altre lingue europee

2.2Resp. del Laboratorio / Lab manager

• Titolo: laurea magistrale ad indirizzo tecnico-scientifico o economico

• Esperienze comprovate da curriculum: tre anni di attività in RICOTEST come Coordinatore di laboratorio, oppure come Coordinatore di Certificazione CE, oppure come assicuratore qualità

• Conoscenze:

• gestione del sistema qualità del laboratorio accreditato e dell’organismo Notificato conformemente a UNI CEI EN ISO/IEC 17025 e UNI CEI EN/ISO 17065 e guide applicative EA/IAF, ILAC

• legislazione relativa ai prodotti in prova (Direttiva e Decisioni UE sullo schema di certificazione) legislazione riguardante la sicurezza del lavoro, responsabilità da prodotto

• processo di genesi delle norme europee, delle direttive, dei regolamenti e delle decisioni della Comunità Europea, linee guida sull’applicazione delle direttive fondate sul nuovo approccio

• conoscenza approfondita delle norme. di prodotto e di metodo di prova sui D.P.I per il lavoro e lo sport.

• Processi produttivi e tecnologie inerenti alla fabbricazione di D.P.I.

ed inoltre:

• calcolo dell’incertezza di taratura e misura

• taratura e manutenzione della strumentazione

• norme di campionamento,

• organizzazione del personale e dell’area di lavoro del laboratorio di prova;

• organizzazione del personale che opera nello schema di certificazione CE di DPI

• partecipazione a gruppi di lavoro degli Enti Normativi e degli Organismi Notificati

• lingua inglese e preferibilmente altre lingue europee

2.3Responsabile Assicurazione Qualità / Quality Assurance manager

• Titolo: laurea magistrale ad indirizzo tecnico-scientifico o economico

• Esperienze comprovate da curriculum: tre anni di attività in RICOTEST in alternativa come Coordinatore di laboratorio, Coordinatore di Certificazione CE, assicuratore qualità, oppure possiede esperienza come Resp. del Laboratorio in altro laboratorio di prova accreditato.

• Conoscenze:

• Le stesse di base per il resp del laboratorio con ulteriori approfondimenti relativi al calcolo dell’incertezza di taratura e misura

• Statistica applicata alle misure

• Metodi e tecniche per condurre audit

2.4Responsabile Amministrazione finanza e controllo / / Head of Administration, Finance and Control

• Titolo: Diploma di Istituto Tecnico Commerciale.

• Esperienze: analoga posizione per almeno 1 anno presso altre aziende, oppure 6 mesi di affiancamento al responsabile in Ricotest.

• .

• Conoscenze: gestione della contabilità generale, clienti e/o fornitori.

• manuale della qualità RICOTEST

• conoscenza di base delle prove offerte a listino da RICOTEST

2.5Resp. Vendite e assistenza clienti / Sales and customer assistant

• Titolo: Diploma di Istituto superiore ad indirizzo tecnico, amministrativo o linguistico

• Esperienze: 6 o 12 mesi di lavoro in amministrazione o laboratorio RICOTEST, a seconda dell’esperienza documentata da curriculum, in mansioni amministrative generali o di programmazione della produzione o di back office vendite.

• Conoscenze: relative al titolo di studio in caso di prima assunzione, oppure gestione della contabilità

• • principi organizzativi e normativi della gestione del sistema qualità del laboratorio accreditato, documenti prescrittivi ACCREDIA e manuale della qualità RICOTEST

  • approfondita conoscenza delle implicazioni tecniche e di costo delle prove offerte a listino da RICOTEST

  • conoscenza di base dei processi manifatturieri riguardanti i DPI

  • Gestione del listino e dei preventivi

  • Gestione dell’invio dei certificati e Rapporti di Prova

  • Gestione della documentazione interna

2.6Front office, accettazione campioni / Front office, sample acceptance

• Titolo: Diploma di Istituto superiore ad indirizzo tecnico, amministrativo o linguistico

• Esperienze: 6 o 12 mesi di lavoro in amministrazione, a seconda dell’esperienza documentata da curriculum, in mansioni amministrative generali o di programmazione della produzione o di back office vendite.

• Conoscenze: relative al titolo di studio in caso di prima assunzione, oppure gestione della contabilità

• • principi organizzativi e normativi della gestione del sistema qualità del laboratorio accreditato e manuale della qualità RICOTEST

  • conoscenza tecnica di base delle prove offerte a listino da RICOTEST

  • Gestione dell’invio dei certificati e Rapporti di Prova

  • Gestione della documentazione interna

2.7Responsabile Certificazione di prodotto / Product Certification Manager

• Titolo: laurea o Diploma di Istituto Tecnico Superiore

• Esperienze: 3 anni di lavoro in RICOTEST in ambito di certificazione di prodotto, quindi almeno 3 mesi di affiancamento ad un Coordinatore di certificazione o alla Direzione.

• Conoscenze: relative al titolo di studio in caso di prima assunzione,

• principi organizzativi e normativi della gestione del sistema qualità del laboratorio accreditato, documenti prescrittivi ACCREDIA e manuale della qualità RICOTEST principi di legislazione relativa ai prodotti in prova (Direttiva e Decisioni UE sullo schema di certificazione)

• Conoscenza delle norme sui D.P.I. per il lavoro e lo sport finalizzata alla valutazione del progetto

• Redazione del certificato

• Contesto regolatorio della certificazione e marcatura CE, Procedure di certificazione, norme armonizzate

• Gestione della documentazione interna

2.8Valutatore di prodotto CE , UKCA / CE , UKCA product assessor

• Titolo: laurea o Diploma di Istituto Tecnico Superiore.

• Esperienze: 2 anni di lavoro in RICOTEST sotto la diretta supervisione del Coordinatore in ambito di certificazione di prodotto per ottenere l’abilitazione di valutazione in autonomia oltre alle qualifiche settoriali di DPI

• Conoscenze: relative al titolo di studio in caso di prima assunzione,

• principi organizzativi e normativi della gestione del sistema qualità del laboratorio accreditato, documenti prescrittivi ACCREDIA e manuale della qualità RICOTEST principi di legislazione relativa ai prodotti in prova (Direttiva e Decisioni UE sullo schema di certificazione)

• principi di legislazione relativa ai prodotti in prova (Direttiva e Decisioni UE sullo schema di certificazione)

• Conoscenza delle norme sui D.P.I. per il lavoro e lo sport finalizzata alla valutazione del progetto

• Redazione del certificato

• Contesto regolatorio della certificazione e marcatura CE, Procedure di certificazione, norme armonizzate

• Gestione della documentazione interna

2.9Coordinatore del laboratorio di prova / Test Lab head

• Titolo: laurea ad indirizzo scientifico

• Esperienze: 2 anni di lavoro in RICOTEST sotto la diretta supervisione del Resp di Laboratorio, quattro anni sotto la supervisione del Coord. di Laboratorio.

• Conoscenze:

• gestione conformemente a UNI CEI EN ISO/IEC 17025, documenti prescrittivi ACCREDIA e manuale della qualità RICOTEST

• Conoscenza approfondita delle norme sui D.P.I. per il lavoro e lo sport.

• Conoscenza generale dei processi produttivi e tecnologie inerenti alla fabbricazione di D.P.I.

ed inoltre:

• calcolo dell’incertezza di taratura e misura

• taratura e manutenzione della strumentazione

• organizzazione del personale e dell’area di lavoro del laboratorio di prova;

• lingua inglese e preferibilmente altre lingue europee

2.10Tecnico di laboratorio / Lab Technician

• Titolo: Diploma di Istituto Tecnico Superiore

• Esperienze: nessuna nel caso di prima assunzione.

• Conoscenze:

• relative al titolo di studio nel caso di prima assunzione

• normativa relativa a prove per DPI almeno in uno dei seguenti settori: guanti, indumenti, protettori, calzature

• principi di gestione conformemente a UNI CEI EN ISO/IEC 17025, documenti prescrittivi ACCREDIA e manuale della qualità RICOTEST

2.11Personale per prelievi DPI 3° categoria / Personnel for 3rd category PPE sampling

• Titolo: Diploma di Istituto Tecnico Superiore

• Esperienze: nessuna nel caso di prima assunzione (si veda la sezione 5.2), il periodo di addestramento può essere modificato in funzione dell’esperienza documentata da curriculum,

• Conoscenze:

• relative al titolo di studio nel caso di prima assunzione

• inquadramento normativo entro cui si svolge l’attività

• manuale della qualità RICOTEST

Assicurazione delle competenze del personale per i prelievi di DPI di 3° cat.

1. Il personale per i prelievi è selezionato
   1. tra il personale interno che abbia maturato almeno 2 anni di lavoro come tecnico di laboratorio o valutatore CE
   2. tra personale esterno con un CV idoneo a dare evidenza di conoscenze e esperienze idonee per attività di ispezione prodotti e campionamento

2. formazione e addestramento di base

Elementi

Personale interno

Personale esterno

Procedura di gestione dei prelievi	SI	Confermabili per mezzo del CV
Raccolta e registrazione dei dati, uso della relativa documentazione	SI
Rassegna delle Recommendation for use dedicate al modulo C2	SI
contesto generale tecnico-legislativo del NLF, ruolo e responsabilità dell’ON	SI
Esercitazioni sui documenti di registrazione dei controlli di produzione	SI
Due prelievi eseguito in accompagnamento con personale già qualificato	SI

3. Al completamento dei punti sopra elencati al personale è consegnata una lettera di incarico che elenca le mansioni e le responsabilità
4. Il personale a questo punto è ritenuto qualificato per l’esecuzione dei prelievi ed è iscritto nell’elenco degli ispettori CE
5. La qualifica è mantenuta per mezzo:
   1. del riesame approfondito di un prelievo all’anno
   2. di un prelievo in accompagnamento ogni due anni con personale già qualificato

2.12Personale per audit interni / Internal audit assessor

I requisiti minimi per il personale interno per poter condurre gli audit interni sul sistema qualità completo sono:

• Titolo: laurea o Diploma di Istituto Tecnico Superiore

• Esperienze:

• Posizione di Responsabilità che permetta la conoscenza estesa degli aspetti della gestione della garanzia e controllo qualità dell’area (la posizione implica il completamento della formazione di base relativa alla gestione della qualità basata sulle norme UNI EN ISO/IEC 17025 e 17065
• 5 anni di lavoro nei processi di Laboratorio e/o di Certificazione,
• Superamento positivo di almeno 5 audit interni sulla propria area di appartenenza (Laboratorio o Certificazione),
• Superamento positivo di almeno 3 audit Accredia sulla propria area di appartenenza (Laboratorio o Certificazione),

• Conoscenze:

• La conoscenza della check list (M01) e del rapporto di audit (M24)

Per i valutatori esterni e per il personale assegnato alla funzione di assicurazione qualità, i requisiti minimi sono:

• Titolo: laurea o Diploma di Istituto Tecnico Superiore

• Esperienze:

• possesso di attestato di corso formale sulle verifiche ispettive rilasciato da enti riconosciuti e superamento del relativo esame,

• conoscenza del manuale, procedure, Istruzioni di RICOTEST

• Conoscenza della norma UNI CEI EN ISO/IEC 17025 e 17065, dei documenti prescrittivi ACCREDIA, documentata da formazione o da attività relative all’accreditamento di laboratori (ad es.: corsi di formazione come partecipante o docente, affiancamento, superamento di audit di accreditamento, ottenimento di accreditamenti)