Gestione delle prove in subappalto
Riferimenti	– UNI CEI EN ISO/IEC 17025; – Prescrizioni Integrative ACCREDIA – RT-08
Redatto	Daniele Grandesso, Luca Righetti
Verificato e Approvato	Marco Meyer

 

Revisioni ed. 01 13/03/2020: precisazioni sull’applicazione in ambito ON e Lab, riesame delle condizioni di qualifica e rinnovo

Revisioni ed. 02 07/12/2020: integrazione della procedura P QUA14 gestione degli ordini a lab esterni riesame generale

 

 

1.Generalità

La gamma di prove cui un DPI può essere sottoposto è molto vasta a causa della varietà di tecnologie, materiali e di proprietà da verificare. Alcune prove richiedono particolari specializzazioni sia per ramo scientifico che tecnologico, oppure hanno una richiesta così rara da non rendere fattibile l’investimento nella specifica attrezzatura e relativo sistema di gestione.

Il subappalto di attività di valutazione dell’O.N non è applicato da Ricotest.

Il subappalto di attività di prova può aver luogo per:

• Attività di certificazione CE da parte dell’O.N.

• Prove non accreditate da parte del Laboratorio

• Prove accreditate in situazione di impedimento temporaneo

Se una prova è affidata ad un laboratorio esterno, gli aspetti di avviso al cliente e della sua autorizzazione sono descritti nella sezione 7 del Manuale (Requisiti del processo).

Le azioni di qualifica descritte hanno lo scopo di permettere a RICOTEST di assumere la Responsabilità verso il cliente della qualità della prova assegnata in subappalto.

2.Gestione dell’acquisto di prove

1. 1. Prova già inclusa nell’elenco prove esterne e laboratorio in elenco

• La prova è a listino

• La prova è disponibile nell’elenco delle prove/laboratori esterni utilizzato per il controllo della qualità delle prove fornite

1. 1. 1. Prova < 200€

Una volta giunto l’ordine in laboratorio il tecnico deve inviare al più presto, tenendo conto del tempo più lungo determinato dalla gestione all’esterno della prova, il materiale e la lettera di richiesta, specificando il numero di prove da eseguire, il costo come definito in LISTINO RCT, e il numero d’ordine interno RCT.

1. 1. 2. Prove >200 €

Il tecnico verifica (presso l’ufficio assistenza clienti) che il preventivo sia stato spedito ed accettato dal cliente, quindi prosegue con la procedura di invio come al punto precedente.

1. 2. Prova mai eseguita in precedenza

La richiesta di prove non eseguite è valutata dalla Direzione in base alle, necessità, sviluppi ed opportunità di ricorrere al subappalto.

La Direzione autorizza il tecnico al reperimento di laboratori esterni (almeno due) in grado di eseguire tale prova. I dati raccolti consistono in:

1. Nome dei laboratori contattati

2. Nominativi delle persone di riferimento

3. Costo delle prove

4. Le quantità di materiale richieste

5. Tempistiche dei servizi

Una volta ricevuta risposta, la Direzione:

• Sceglie l’opzione migliore, valuta i costi e le quantificazioni da riportare a listino Ricotest.

• fa inviare dall’Uff. Vendite il preventivo al cliente

• Nel caso si tratti di prove non reperibili sotto accreditamento, decide se avviare le azioni di qualifica prima o dopo l’accettazione del preventivo, altrimenti la qualifica è d’ufficio

• dopo l’accettazione del preventivo

  • fa aggiornare l’elenco prove/laboratori qualificati (previa qualifica)

  • autorizza l’invio materiale al laboratorio esterno come ai punti precedenti.

1. 3. Ricevimento risultati dai laboratori esterni

Il Rapporto di Prova esterno può essere ricevuto digitalmente dal tecnico interessato, oppure digitalmente in via preliminare e seguito dal cartaceo definitivo.

• RdP digitale firmato: il tecnico approva e archivia,

• RdP digitale senza firma o con diciture tipo “preliminare”, allegare al fascicolo dell’ordine interno con firma del tecnico. Procedere con i lavori

• L’amministrazione che eventualmente riceve successivamente il cartaceo via posta, lo consegna al tecnico interessato per controllo (col PDF preliminare),

• Il tecnico firma e archivia presso il laboratorio negli appositi raccoglitori.

3.Passi per la qualifica di un laboratorio esterno

1. 1. Lab accreditato per la prova specifica

• Comporta la qualifica d’ufficio.

• È il preferito in caso di certificazione di prodotto

• È l’unico applicabile per le tarature di apparecchiature.

• È l’unico applicabile per il subappalto di prove accreditate Ricotest

1. 2. Accreditato per prove diverse da quelle di interesse; Appartenente ad un Organismo Notificato per il regolamento 2016/425

l’AQ procede ad un audit per esaminare le prove non accreditate di interesse e comprovare un sistema di riferibilità delle misure ed affidabilità dei risultati che in generale consiste in:

1. Riferibilità dei risultati di misura per mezzo di Rapporti o Certificati di taratura della strumentazione

2. Disponibilità di curricula e/o evidenza della Qualifica del personale che esegue a prova

3. Disponibilità delle norme e procedure di prova

Documento utilizzato per le registrazioni: M08 test assessment.

1. 3. Laboratori certificati UNI EN ISO 9001 o con altri tipi di certificati o autorizzazioni

l’AQ organizza un audit nel laboratorio da svolgersi (per quanto applicabile) sulla base della Check list Accredia relativa alla UNI EN ISO/IEC 17025, per verificare la sussistenza di un sistema di garanzia della qualità delle misure.

1. 4. Gestione dell’elenco dei laboratori qualificati

Per ogni laboratorio incluso nell’elenco, il reps. AQ compila un elenco contenente, nei vari campi, le informazioni necessarie alla identificazione del laboratorio e dello stato corrente. Come minimo sono riportati:

• stato (in uso, non in uso, sospeso)

• nome

• prova

• norma

• prova accreditata

• ente di accreditamento

• data certificato, data dell’audit eseguito

• scadenza certificato, dell’audit

• nr certificato

• note

4.Riesame della qualifica

Annualmente, in sede di riesame della direzione, è valutato il numero e tipo delle eventuali non conformità, in mancanza di non conformità è valutato il rapporto fiduciario nel suo complesso.

I criteri di valutazione collegabili a Non conformità sono i seguenti

I criteri di valutazione	NC Grave	NC lieve
Tempi di consegna	Tempi incompatibili col livello di servizio RCT	Tempi di consegna lunghi ma negoziabili
Puntualità di consegna	Ritardi incompatibili col servizio ai clienti	Ritardi con lievi conseguenze
Correttezza degli elaborati e conformità ai requisiti di controllo della documentazione	Errori che si riflettono nelle valutazioni di conformità	Errori di compilazione, sviste rilevabili al controllo
Competenza tecnica, qualità delle soluzioni	Mancanza di risposte ai quesiti, non convincenti.	Risposte non esaustive
Rispetto dei termini contrattuali di servizio	Mancato rispetto della convenzione di fornitura	Non applicabile
Stato di accreditamento o di qualifica RCT	cessato o non superato	Non applicabile

Altri I criteri di valutazione sono:

• Prezzo nel complesso della qualità dei servizi forniti

• Flessibilità nella programmazione del lavoro

• Capacità di miglioramento

Il riesame sui rapporti di fornitura può essere condotto anche prima della cadenza del riesame di direzione, a seguito del verificarsi di non conformità gravi o numerose non conformità lievi che compromettono la fiducia.

La Direzione, in collaborazione con l’AQ e i responsabili interessati, può decidere nel caso di:

1. NC Lieve: Continuazione del rapporto con programmazione di azioni volte al miglioramento;

1. NC Grave:

   1. l’assegnazione di un periodo concordato in cui il laboratorio non può fornire servizi e deve operare le azioni correttive necessarie a ripristinare la conformità ai requisiti di qualificazione. Durante questo periodo è opportuno ricercare un laboratorio alternativo.

   2. Oppure l’esclusione del laboratorio con effetto immediato

Il non rispetto dei tempi e/o elle azioni correttive porta all’esclusione del laboratorio

5.Contratto di subappalto

L’esecuzione di prove esterne è regolata da un contratto che definisce come minimo i seguenti elementi:

1. Identificazione del laboratorio esterno

2. Modalità di presentazione dei risultati

3. Modalità di trasmissione accettate (sempre forma scritta)

4. Tempi di esecuzione richiesti

5. i vincoli di riservatezza e conflitto di interessi

6. Tariffe concordate

Irregolarità di fornitura comportano la segnalazione di non conformità e attivazione della relativa procedura come prevista nel sistema di gestione qualità Ricotest.

All’interno del contratto di subappalto l’ordine di acquisto è completamente definito dalla citazione della norma di prova.