Regolamento per il funzionamento del Comitato di Salvaguardia della Imparzialità (C.S.I.) Impartiality Safeguard Committee (ISC) operation rules
Riferimenti	– UNI EN ISO/IEC 17065 – Regolamento generale ACCREDIA RG-01 – analisi dei rischi RCT
Redatto	D. Grandesso
Verificato e Approvato	C. H. Meyer

 

Note di modifica

rev.07: 10-10-2018 precisazioni e correzioni segalate in corsivo

rev.08: 04-11-2020 riformulazione del par. 7

rev 09: 01-12-2021 applicazione a RICOTEST UK, titolo bilingue, trasferimento dei compiti dal Presidente alla direzione (Amm. Delegato)

Sommario / Summary

1.Scopo e Campo di applicazione / Scope and application

Il presente regolamento disciplina le attività del Comitato di Salvaguardia dell’Imparzialità (C.S.I.) in merito alle Certificazioni rilasciate da RICOTEST SrL Organismo Notificato (O.N.) e RICOTEST UK Approved Body. Di seguito per brevità ci si riferisce a ad entrambi gli organismi come unici di RICOTEST.

2.Costituzione / Establishment

Il Comitato per la Salvaguardia dell’Imparzialità è costituito con decisione della direzione di RICOTEST.

La composizione, il mandato, i compiti, l’autorità, la competenza dei membri e le responsabilità di tale Comitato, sono documentati dal presente Regolamento che è approvato sia dalla direzione di RICOTEST sia dal Comitato di Salvaguardia dell’Imparzialità stesso in occasione delle riunioni periodiche.

3.Composizione / Composition

La composizione del C.S.I. è decisa in modo da garantire l’adeguata ed equilibrata rappresentanza degli interessi e l’efficace espressione delle competenze, delle parti istituzionali, economiche e sociali interessate alle attività di Certificazione dei dispositivi di Protezione Individuale (D.P.I.).

Le parti interessate che possono essere rappresentate dai delegati nel C.S.I. di RICOTEST sono:

• il settore della produzione,

• il settore del commercio e della distribuzione,

• il settore degli utilizzatori,

• gli organismi pubblici regolatori,

• le organizzazioni interessate alla certificazione e uso dei DPI,

• enti di formazione, di studio o di ricerca.

I delegati possono essere presenti in numero maggiore di uno pur rappresentando una sola categoria (le modalità di voto sono definite al par. 9).

Si sottolinea che gli Enti di vigilanza in generale non accettano di partecipare ad attività come il CSI per salvaguardare la propria terzietà.

4.Nomina, decadenza e revoca del mandato ai membri / Appointment, lapse and revocation of the mandate of the members

La Direzione di RICOTEST, valuta i delegati proposti dalle organizzazioni portatrici di interessi. La valutazione è fatta in base al curriculum del delegato.

E’ previsto un modulo di adesione che registra:

1. L’associazione che rappresenta i portatori di interesse

2. L’esplicita adesione al C.S.I.

3. L’accettazione del presente regolamento con assunzione degli obblighi etici.

L’atto di accettazione consiste nell’aggiornamento dell’elenco dei delegati e la trasmissione dello stesso a tutti i delegati.

La nomina a membro del C.S.I. è strettamente personale e, se permangono le condizioni di rappresentatività, competenza, integrità e regolare partecipazione, ha una durata di 4 anni. Alla scadenza i membri esprimono sede di riunione, oppure per comunicazione documentata, la volontà di rinnovare l’adesione, oppure di decadere naturalmente

Qualora un membro del C.S.I. rassegni le dimissioni dal Comitato, dovrà comunicarlo alla Direzione di RICOTEST. I membri del C.S.I. possono essere anche sostituiti dalle Organizzazioni da cui sono delegati previa valutazione della direzione.

In caso due assenze ingiustificate e consecutive può essere chiesta all’Organizzazione la sostituzione del membro, o procedere per la ricerca di adesioni completamente nuove da altri portatori di interesse.

Il mandato di incarico è revocato dalla direzione qualora un membro venga meno ai suoi doveri o svolga attività in contrasto con le finalità del Comitato stesso.

5.Compiti e responsabilità del comitato / committee tasks and responsibilities

Il C.S.I. è il riferimento per ACCREDIA relativamente all’indipendenza ed imparzialità di RICOTEST secondo quanto previsto dalla norma di riferimento UNI EN ISO/IEC 17065 e al regolamento per l’accreditamento.

Il Comitato assolve ai compiti di seguito elencati:

1. affiancare l’Organismo nello sviluppo delle politiche relative all’imparzialità delle proprie attività di Certificazione;

1. contrastare eventuali tendenze, da parte dell’Organismo di Certificazione, riguardo aspetti commerciali o di altra natura, che impediscano una congruente ed obiettiva effettuazione delle attività di Certificazione;

2. fornire suggerimenti su aspetti che possono influenzare la fiducia nella Certificazione;

3. condurre, con cadenza di norma annuale, un riesame a campione di pratiche relative al periodo di tempo tra la data di convocazione del C.S.I. e la precedente riunione; il riesame verterà sull’imparzialità dei controlli, delle certificazioni e dei processi decisionali dell’Organismo di Certificazione.

4. Il C.S.I. può ricoprire altri ruoli e competenze, purché tali compiti o attività addizionali non ne compromettano il ruolo essenziale di garantire l’imparzialità.

6.Conoscenze di base e competenze / Basic knowledge and skills

I membri del C.S.I. devono soddisfare almeno uno dei punti di ogni paragrafo che segue:

Grado di istruzione:

• Laurea in giurisprudenza

• Laurea in scienze economiche

• Laurea ad indirizzo tecnico

• Diploma di Perito tecnico o di scuola superiore

• In sostituzione del titolo di studio, esperienza almeno decennale in funzioni di responsabile di associazioni di settore o riguardanti al sicurezza, norme di qualità, sport o tutela dei consumatori.

Esperienza

• Componente di commissioni / comitati di settore inerenti ad attività economiche, produttive o alla sicurezza, concetti di normazione, accreditamento, certificazione

• Docenza in corsi di formazione, relatore in seminari inerenti a tecnologia, sicurezza legislazione

• Responsabilità in Associazioni di settore

• Responsabilità nella gestione del personale

• Progettazione ricerca e sviluppo di prodotti e materiali

• Consulenza per la sicurezza sul lavoro

Conoscenze

• Normativa inerente a prodotto, sistemi di gestione di qualità, sicurezza,

• Norme tecniche e regolamenti relativi a una o più tipologie di D.P.I.

• Tecnologie e processi produttivi applicabili ai D.P.I.

• Diritti dei consumatori

• Approfondimento sui conflitti di interesse, sui concetti di imparzialità e sulla valutazione dei rischi in quest’ambito.

7.Autorità del comitato / Committee Authority

Il Comitato ha il diritto di verificare che l’alta direzione di RICOTEST tenga conto dei suoi suggerimenti e indicazioni e, in caso di gravi divergenze, può intraprendere azioni indipendenti informando le autorità di vigilanza competenti ed Accredia, sempre, tuttavia, mantenendo la riservatezza sulle informazioni dei clienti cui l’ON è vincolato dal Contratto. RICOTEST si riserva il diritto di non seguire pareri del C.S.I. nei casi in cui tali pareri siano in contrasto con obblighi della norma di accreditamento, coi regolamenti Accredia e quindi con le procedure ad essi conformi. Le motivazioni sono documentate nel verbale di riunione del C.S.I..

8.Doveri e diritti dei membri / Duties and rights of members

Le funzioni della Direzione:

• Valutare la competenza dei membri e accettarne l’adesione

• Valutare e indirizzare il funzionamento di RICOTEST per le attività di Certificazione;

• Convocare il C.S.I.;

• Vigilare sull’attuazione delle delibere del C.S.I.;

I Membri del C.S.I. sono chiamati ad assolvere i compiti collettivi elencati al par. 5. della presente procedura.

Essi sono inoltre singolarmente tenuti a:

• mantenere la più assoluta riservatezza sulle informazioni acquisite durante la partecipazione ai lavori del Comitato;

• segnalare alla direzione eventuali irregolarità, abusi, incompatibilità o quant’altro di pertinenza, dovessero rilevare relativamente alla struttura di RICOTEST, rispettando peraltro i requisiti di riservatezza relativi al cliente e all’Organismo di Certificazione;

• impegnarsi a non intrattenere rapporti con i soggetti richiedenti o intestatari delle certificazioni, così importanti da compromettere, potenzialmente, la loro imparzialità e obiettività di giudizio e, in ogni caso, astenersi dalle discussioni e votazioni qualora, per motivi istituzionali, non risultassero liberi da specifici conflitti di interesse;

• non svolgere attività in contrasto o in conflitto di interessi con le finalità di RICOTEST.

L’impegno a conformarsi alle prescrizioni sopra elencate è assunto mediante la sottoscrizione della lettera di accettazione.

I membri del C.S.I. hanno diritto a ricevere tutte le informazioni richieste per l’espletamento dei compiti ad essi affidati e ad intervenire alle riunioni del Comitato, esprimendo le loro valutazioni ed il loro voto, salvo i casi di incompatibilità sopra elencati.

I membri hanno il diritto (par 5.2.3 UNI EN ISO/IEC 17065:2012) di intraprendere azioni indipendenti presso l’organo di accreditamento o gli organi di vigilanza, nel caso in cui le risoluzioni votate dal comitato non siamo prese in considerazione della Direzione dell’organismo.

9.Funzionamento / Operations

Le riunioni del C.S.I. si svolgono con cadenza almeno annuale sulla base di un calendario definito in via preliminare durante l’ultima riunione.

Il C.S.I. è convocato dalla direzione di RICOTEST, normalmente tramite posta elettronica, circa 30 gg prima della data fissata; con la stessa sono comunicati:

• luogo, giorno ed ora della riunione

• l’ordine del giorno predisposto

• La lista aggiornata dei componenti

• Il regolamento se sottoposto ad aggiornamenti

Le riunioni del C.S.I. sono valide se è rappresentata almeno la metà delle parti interessate, escludendo dal conteggio gli appartenenti all’organizzazione di RICOTEST.

Alle riunioni partecipano, senza diritto di voto, l’amm. Delegato di Ricotest in veste di relatore delle pratiche di Certificazione, Staff Qualità come segretario stesore del verbale, e membri dell’organizzazione di RICOTEST, convocati a seconda delle loro competenza riguardo i punti all’ordine del giorno.

Alle riunioni possono intervenire, senza diritto di voto,

• esperti tecnici, invitati dalla direzione, in funzione delle specifiche problematiche connesse all’Ordine del Giorno

• accompagnatori dei membri, previamente comunicati alla direzione che ne valuta l’opportunità e l’effetto sull’efficiente svolgimento dei lavori del Comitato.

Ai fini della votazione, ogni delegato delle parti interessate ha diritto ad un solo voto. Il voto è unico anche se i membri designati dalle organizzazioni (Enti, Associazioni, aziende ecc.) sono più di uno.

I membri che rappresentano una stessa parte interessata dovranno accordarsi per l’espressione del proprio voto.

Il presidente della riunione del comitato è nominato dai membri con diritto di voto, preferendo una turnazione tra i membri stessi.

Il presidente designato modera la discussione e persegue il rispetto dell’ordine del giorno previsto e del regolamento di funzionamento del C.S.I.

Le decisioni intraprese dal C.S.I. sono votate a maggioranza.

Di ogni riunione del C.S.I. è redatto un verbale che registra come minimo:

• Partecipanti

• L’elenco dei documenti valutati

• Un riassunto dei commenti e delle discussioni

• Risultati delle votazioni e decisioni

Copia del verbale è inviata via e-mail e resa firmata da tutti i componenti, anche non presenti, del C.S.I..

10.Attività di riesame / Review activity

Si prevede che vengano sottoposti all’esame del C.S.I. i documenti di RICOTEST necessari a verificare:

• L’effettiva valutazione da parte dell’O.N. dei rischi di imparzialità che si potrebbero evidenziare nello svolgimento delle proprie attività,

• Le misure di prevenzione e controllo messe in atto.

Di conseguenza sono valutati i seguenti documenti:

• Manuale della Qualità e Procedure collegate

• Le condizioni che regolano l’erogazione dei servizi di certificazione (Regolamento, Ricorsi, informazioni a terzi sui certificati, …)

• Analisi dei rischi

• Tariffario e politica degli sconti

• Iter di Pratiche di certificazione

• un riassunto del Bilancio e del Riesame della Direzione.

• pratiche di Certificazione per avere l’evidenza della corretta applicazione delle misure definite per ridurre i conflitti di interesse, le interferenze, imparzialità e parità di trattamento.

La scelta delle pratiche a campionamento (almeno 3 eseguite nell’ultimo anno) è fatta, sulla base degli elenchi di pratiche eseguite e completate. Se RICOTEST esegue il campionamento, la proposta non limita la facoltà dei componenti del C.S.I. di richiedere la visione e valutazione di ulteriori pratiche di certificazione in aggiunta o in sostituzione di quelle proposte.